Yhdistyksen verkkotyökalut

Edit: 20.6.2011 Päivitetty linkkejä (mm. esimerkit Pyöräliiton viestintäsuunnitelmasta) vastauksena Minna Takalan Sometime2012 -ryhmässä esittämään kysymykseen sosiaalisen median käytöstä järjestöissä. Aiheesta on tulossa myös elokuun loppupuolella Nettikansan kuukausitapahtuma Helsinkiin

Tapio Nurminen herätteli keskustelua modernin yhdistyksen työvälineistä (katso jatkokirjoitus) ja Teemu Ropponen kysyi, mitä sosiaalinen media tarkoittaa järjestötoiminnassa? Oma kysymykseni on, millainen pitäisi olla järjestön IT-infra, jotta se tukisi aktiivista ja avointa toimintaa verkossa ja samalla lisäisi yhteisön etätyöskentelyn valmiuksia?

Teemu Ropponen kysyy avoimella Qaiku-kanavalla

Teemu Ropponen kysyy avoimella Qaiku-kanavalla

Tarvelähtöisesti

Alle on listattu satunaisessa järjestyksessä muutamia tarpeita, joita yhdistyksillä (myös yrityksillä ja järjestäytymättömillä yhteisöillä) on. Kaikkiin näihin tarpeisiin on olemassa myös helppokäyttöisiä ja ilmaisia verkkosovelluksia, mutta tarkoituksella niitä ei ole tässä lueteltu. Asiassa ei missään tapauksessa pidä edetä teknologiahuumassa työkaluajattelu edellä, vaan keskittyä ensisijaisesti yhteisön omiin toimintatapoihin ja tarpeisiin.

Myöskin työkalujen määrässä kannattaa pitäytyä tarpeen sanelemassa minimissä, sillä uusien työkalujen omaksuminen tehokkaaseen käyttöön vie aikansa ja useisiin palveluihin useiden salasanojen taakse hajautunut toiminta voi olla tehottomampaa, kuin muutamalla perinteisemmällä vaikkakin epäoptimaalisella välineellä toimiminen.

Työkalujen valinnassa kannattaa ehdottomasti painottaa niinsanottuja pilvipalveluita, eli erikoistuneita työkaluja, joidenka ylläpidosta vastaa joku muu. Edes sähköpostipalvelinta tai julkaisujärjestelmää ei tarvitse nykyään ylläpitää itse.

Mitä tarpeita yhdistyksillä on?

Yhteiskäyttöiset dokumentit ja reaaliaikainen yhteiskirjoitus
Suuri osa yhdistyksistä kirjoitetuista dokumenteista aina kierrätetään yhdellä tai useammalla muulla luettavana ja kommentoitavana. Aika-ajoin on myös erityisiä yhteiskirjoittamispuristuksia, kuten kannanotot, tiedotteet, strategiat jne. Sähköposteihin dokumentit hukkuvat ja vähän ajan päästä kukaan ei enää muista, mikä on viimeisin versio jostakin ja onko kaikkien meilitse heittämät hyvät kommentit tulleet mukaan vai eivät.

Nykyisin kiinteiden verkkoyhteyksien aikana dokumentit kannattaa säilyttää yhdessä paikassa verkossa, jossa kaikki voivat niitä käydä lukemassa ja muokkaamassa ja sähköpostitse lähetellään vain linkkejä dokumentteihin tyyliin “hei kirjoitin nyt lisää toimintasuunnitelmaan, käykääpä katsomassa ja kommentoimassa täällä…”. Verkkodokumenttien hyvä puoli on, että ne sallivat myös useamman henkilön samanaikaisen yhteiskirjoittamisen (jopa samaa lausetta tai kappaletta voidaan muokata samaan aikaan).

Jäsenistön aktivointiin yksi hyvä keino on myös valmistella asioita julkisissa kaikkien nähtävillä olevissa dokumenteissa, jolloin osallistumiskynnys on mahdollisimman matala, kirjoitusvirheidenkin korjaaminen on osallistumista.

Sidosryhmäsuhteiden hallinta
Yritysmaailmassa on laajasti käytössä niinsanotut asiakkuudenhallintajärjestelmät, eli CRM- järjestelmät, joihin kerätään kattavasti asiakastietoa ja joiden avulla mm. ohjataan myynti- ja markkinointityötä. Järjestöpuolella olisi mahdollisuuksia kehittää perinteisiä jäsenrekistereitä kattavammin sidosryhmäsuhteiden hallinnan työkaluiksi, jolloin samalla järjestelmällä voitaisiin hallinnoida järjestön avustusten keräämistä, yhteistyökumppaneita, jäseniä ja muita kontakteja.

Sähköinen taloushallinto
Taloushallinto hoituu yhden henkilön toimesta kyllä, mutta pienessäkin järjestössä on merkittävä etu siitä, jos reaaliaikainen tietämys taloustilanteesta on mahdollisimman hyvin jaettu muiden toimijoiden kanssa. Nykyisin suurin osa laskuttajista tarjoaa mahdollisuuden verkkolaskuun, joten paperityö helpottuu huomattavasti, kun kaikki laskut ja tilitapahtumat siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Merkittävä etu on myös, että paerien hukkaaminen tulee käytännössä mahdottomaksi.

Erityisesti voittoa tavoittelemattomien järjestöjen tapauksessa kannattaa harkita myös läpinäkyvyyden lisäämistä julkaisemalla kirjanpito-ohjelmasta tiedot taloudenpidosta vaikkapa kuukausittain.

Avoin verkkokeskustelu
Järjestöissä käydään sähköpostitse vilkasta keskustelua sellaisistakin aiheista, jotka eivät ole mitenkään salassa pidettäviä, vaan jotka hyötyisivät mahdollisista rikastuttavista ulkopuolisten kommenteista. Tietenkään kaikki keskustelu ei sovi avoimeksi, eikä missään tapauksessa pidä tehdä sellaisia työtapojen muutoksia, jotka tyrehdyttäisivät omaa keskustelukulttuuria. Osan sähköpostikeskustelusta siirtämistä verkkoin kannattaa kuitenkin kokeilla. Keskustelusovelluksista saa aina muistutukset sähköpostiin, kun joku on kommentoinut jotain. Aiheet pysyvät järjestyksessä ja vanhoihin keskusteluihin on huomattavasti helpompi palata verkossa, kuin kaivaa vanhoja keskusteluita sähköpostista. Lisäksi keskustelut näkyvät Googlelle ja saattavat johdatella järjestön piiriin siitä kiinnostuneita henkilöitä.

Avoin verkkoviestintä
Keskustelun lisäksi verkossa voi ja kannattaa harrastaa viestintää, jonka tarkoituksena on levittää tietoa omasta osaamisesta ja kiinnostuksesta. Viestintää voi harrastaa menestyksekkäästi myös hyvin pienellä panostuksella. Esimerkiksi blogitekstin kirjoittaminen on yleensä kevyempää lehdistötiedotteen kirjoittamiseen verrattuna ja 140 merkin mittainen verkkohuudahdus on sekin viestintää. Tällaista kevyen linjan ajatusten levittämistä kun tekee osana omaa arkirutiinia, niin yhdistyksen verkkolöydettävyys kasvaa kuin varkain pieninä puroina. Verkkoviestinnän kannalta keskeisin työkalu on järjestön oma verkkosivusto, jonka rooli on usein tomia julkisivuna ja koota yhteen kaikkialla muualla tapahtuva viestintä.

Kohdennettu viestintä
Vaikka moneen otteeseen on todettu, ettei sähköposti ole paras mahdollinen työkalu keskusteluun, eikä etenkään tiedon jalostamiseen, niin sähköpostin käyttökynnys on matala ja se toimii hyvänä käyttöliittymänä muihin keskustelutyökaluihin. Esimerkiksi keskusteluun tarkoitetusta foorumista tai sosiaalisen median alustasta voidaan ohjata käyttäjille viestit sähköpostiin, jolloin he voivat seurata keskustelua päivittäisen sähköpostin lukemisen lomassa ja heidän tarvitsee kirjautua keskustelupalstalle vain halutessaan kommentoida. Usein, mikäli sähköposti-integraatioita ei ole, niin keskustelupalsta näivettyy ja ihmisille pitää kuitenkin erikseen tiedottaa sähköpostitse tärkeistä asioista, koska pelkän foorumin tai vastaavan tavoitettavuuteen ei voida luottaa. Sähköpostilistat ja uutiskirjeet ovat tapa viestiä laajemmalle, mutta avoimeen verkkoviestintään verrattuna kohdennetummalle seuraajaporukalle.

Yhteisöt
Kamppanjoille ja yhdistyksen kannalta kiinnostaville teemoille kannattaa verkossa synnyttää tai mennä mukaan jo olemassa oleviin yhteisöihin. Yhdistyksen nimeä kantava Facebookryhmä on hyvä esimerkki yhteisöstä, mutta niitä kannattaa luoda enemmänkin, sillä “Yhdistys ry.” ei välttämättä ole laajalle joukolle mitenkään yhdistävä kiinnostuksenkohde, mutta sen sijaan jokin yksittäinen aihealue voi ollakin.

Kalenteri, tapaamisten sopiminen, tapahtumien markkinointi ja ilmoittautumiset
Erityiset tapaamisajankohtien sopimiseen tarkoitetut palvelut, verkkolomakkeet tapahtumiin ilmoittautumisessa ja jaetut kalenterit ovat yleistyneet vauhdilla, eikä ihme. Esimerkiksi 30 henkilön tapahtumailmoittautumisten vastaanotto ja rekisteröinti sähköpostitse on tuskastuttavaa työtä samoin, kuin yhteisen palaveriajan sopiminen viiden henkilön kesken sähköpostitse.

Wikimäinen tiedon kartuttaminen
Tapaamisagendojen suunnitteluun, muistiinpanojen tekemiseen ja yhteisen tiedon kerryttämiseen kaikille avoimet tai salasanalla suojatut wikit ovat oiva tapa toimia. Tässä tapauksessa wikimäisellä toiminnalla tarkoitetaan nimenomaan toimintatapaa, eikä mitään tiettyä työkalua. Wikimäinen toimintatapa on tullut mahdolliseksi oikeastaan vain verkon myötä, joten ns. tavallisesta toimistomaailmasta ei löydy sille hyviä vastineita.

Linkkien jakaminen ja kerääminen
Järjestöaktiivit seuraavat netistä luontaisesti kaikkea alaan liittyvää ja lähettävät viikoittain tai jopa päivittäin hyviä linkkejä toisilleen. Lähettämisen ohella nämä linkit kannattaa kerätä talteen verkkopalveluun niin, että ne löytyvät, kun joku joskus myöhemmin muistaa, että tästähän oli joku verkkojuttu. Riippumatta siitä, millä koneella ja missä on, niin yhteiset kirjanmerkit ovat saatavilla. Sähköpostin lähetyksen rinnalla linkin tallentaminen verkon kirjanmerkkeihin on olematon lisätyö, mutta hyöty voi olla merkittävä.

Etäkokoustaminen ja konferenssipuhelut
Etätyöskentelyn perusedellytys on säännölliset etäpalaverit, jotka lisäävät koheesiota etänä toimivien henkilöiden välille. Etäkokoustaminen ei koskaan korvaa täysin livetapaamisia, mutta toimivalla etäkokouskäytännöllä voidaan vähentää livetaapaamisien asiakuormaa käsittelemällä monet rutiinijutut etänä. Ennenkaikkea tiivis etäyhteydenpito vähentää oikeiden kokousten tiedotustilaisuusluonnetta ja niissä voidaan keskittyä päätöksentekoon ja pohdintaan, kun kaikki ovat jo etänä tietoisia siitä mitä tehdään. Konferenssipuhelut tuettuna selkeillä agendoilla mahdollistavat tehokkaan etäkokoustamisen.

Taustakanava
Järjestön ydinryhmän toiminnassa on eduksi, mitä pienemmällä vaivalla ihmiset, pystyvät pysymään kärryillä toistensa tekemisistä. Taustakanavalla tarkoitetaan sitä kaikkein tavanomaisinta viestintäkanavaa, mitä ihmiset käyttävät asioista kertomiseen ja kysymiseen. Samassa tilassa työskentelevät ihmiset saattavat huikata työpöydän yli ja keskustella asioista, mutta etätyössä on toidenlainen taustakanava tarpeen. Useinmiten tällaiseen taustakanava käytetään sähköpostia tai sähköpostilistaa, mutta muitakin vaihtoehtoja on, kuten mikroblogit, IRC ja muut enemmän chattimaista keskustelua muistuttavat palvelut.

Kalvoesitykset
Yhdistyksen toiminnan tuloksena syntyy aika-ajoin kalvoesityksiä, joissa keskeiset ajatukset on hyvin kiteytetty nimenomaan siinä tarkoituksessa, että ne on esitettävissä jollekin ulkopuoliselle. Mikäli esityksissä ei ole mitään salaista kannattaa ne julkaista, koska verkossa tallessa oleviin esityksiin voi helposti linkittää tarvittaessa ja muutkin aiheesta kiinnostuneet saattavat löytää ne. Nykyisin on varsin helppoa myös nauhoittaa puhetta ja synkronoida se kalvoesitysten kanssa verkossa, jos vaikuttaa, ettei asia pelkiltä kalvoilta aukea.

Valokuvat
Itse otettu kuvamateriaali kannattaa julkaista jossain verkon kuvapalvelussa Creative Commons lisenssillä, jolloin muutkin hyötyvät materiaalista, kunhan linkittävät alkuperäiseen kuvan ottajaan. verkossa olevien kuvien hyötykäyttö on huomattavasti helpompaa, kuin eri ihmisten koneiden kovalevyillä olevien kuvien.

Videot
Videot on monien yhdistysten toiminnassa vielä vähän hyödynnetty mahdollisuus, mutta liikkuva kuva kertoo usein vielä enemmän, kuin valokuva. Videoiden jakamiseen ja tallentamiseen verkon videopalveluissa pätee sama logiikka, kuin valokuviinkin. Nykyisin kännyköilläkin on helppo ottaa videokuvaa, joka voidaan lähettää vaikka suoraan kännykästä verkkoon käyttämättä tietokonetta välissä lainkaan.

Reaaliaikaiset videolähetyspalvelut mahdollistavat sen, että yhdistyksen tapahtumia voivat seurata ”suorana lähetyksenä” tai tallenteena muutkin, kuin ne onnekkaat, jotka pääsevät fyysisesti paikan päälle.

CASE: Pyöräliitto
Usein olemassaolevia käytäntöjä järjestöissä on hidasta tai jopa mahdotonta muuttaa. Pyöräliitto on virallisesti vielä perustamaton järjestö, josta on tarkoitus tehdä valtakunnallinen arkipyöräilyn edunvalvoja. Järjestön perustamista on valmisteltu gitaasti kypsytellen jo vuoden verran. Tyhjältä pöydältä lähdettäessä on ollut mahdollista miettiä myös modernin järjestön työkaluja ja käytäntöjä tyhjältä pöydältä.

Olen itse ollut mukana hahmottelemassa Pyöräliittoa varten viestintäsuunnitelmaa ja koonnut yhteen dokumenttiin hyödyllisiä verkkoviestinnän työkaluja. TYö on vieläkin kesken, mutta molemmat dokumentit ovat kaikille avoimina Google Docsissa. Erittäin mielelläni kuulisin palautetta ja ajatuksia muilta järjestöihmisiltä.

Kirjoitus on muokattu tekstistä, jossa asioita pohditaan PK-yrityksen näkökulmasta Antti Poikola, HILA Open Oy

12 Responses to Yhdistyksen verkkotyökalut

  1. Yhdistystä voi ajatella kuin mitä tahansa organisaatiota sillä on tuotteet, asiakkaat ja se tarvitsee resursseja kaikkia näitä voidaan hallita verkon avulla. Esim. rahan keruu verkkokeinoin on hyvä miettiä, jotta varsinainen toiminta saadaan turvattua vrt Obaman vaalikampanjan rahoitus.

  2. Antti Poikola sanoo:

    Tämmönen firma, kun Avoine on ollut jonkin aikaa raadarissa: https://avoine-fi.directo.fi/ slogan: ”Tarjoamme järjestöille ymmärrystä ja osaamista sähköisistä palveluista.”

  3. Pingback: Uusia eväitä järjestötoimintaan sosiaalisen median avulla | Mahdollista

  4. Juho Kauppi sanoo:

    Olemme rakentamassa ’virtuaaliyhdistys’-työkalua. Ympäristö, jossa on kaikki tarpeelliset pilvisovellukset yhdistyksen täysimittaiseen pyörittämiseen.

    http://somea.org/index.php/somea-os/

    Kaipaamme rakentavia kommentteja ja tietenkin julkista rahoitusta!

  5. Huom!

    http://os.somea.org on edellinen versio, eli uusi versio android yms pääteille tulee joskus syksyllä…

  6. Kiitos, linkitin tämän myös sosiaalinenmedia.org:iin, jossa on yhdistyksien some-juttuja. http://wiki.eoppimiskeskus.fi/pages/viewpage.action?pageId=4884849

  7. Pingback: Linkkivyyhti #1 | Vyyhti

  8. Harry Piela sanoo:

    Ottakaa ilmaista talkooapua:
    http://www.tietotaitotalkoot.fi/

    ja tehkää sivut, dokkari tms

  9. Pingback: Linkkivyyhti #1 | Vyyhti

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>